Заведующий школой обязан организовать правильное делопроизводство в школе.
Школьное делопроизводство включает ведение: а) установленных книг по учёту школьного инвентаря, учебного оборудования, материалов и финансовых средств; б) установленной ЦУНХУ статистической отчётности; в) дел с оправдательными документами финансово-материальной отчётности; г) дел с постановлениями и распоряжениями вышестоящих органов; д) дел текущей переписки; е) книг по учёту личного состава учащихся и учителей; ж) дел по планированию и учёту учебно-воспитательной работы; и) паспорта школы.
Инвентарная книга ведётся по следующей форме:
|
Дата |
Порядковый номер документа |
Откуда и по какому документу поступило |
Наименование предметов |
Цена |
Отметка об исключении Дата (на основании какого документа исключено) |
|
|
|
|
|
|
|
Основное требование к ведению делопроизводства — это правильность, чёткость, своевременность и тщательность. Каждая поступающая в школу бумага (от отдела народного образования, от родителей и пр.), а равно и каждая выходящая из стен школы бумага должны непременно пройти через руки заведующего школой и своевременно исполняться.
Как правило, на каждой входящей бумаге должна быть указана дата её поступления в школу и дата отправки ответа (исполнение).
Все поступающие и исходящие из школы бумаги регистрируются в журнале входящих и исходящих бумаг . Кроме того, все бумаги, посылаемые из школы с курьером, регистрируются в разносной книге и сдаются адресатам (или на почте) под расписку.
К составлению служебных бумаг заведующий школой обязан относиться со всей серьёзностью и добиваться, чтобы служебная бумага была составлена понятно, точно, кратко, без лишних слов и повторений, разборчиво и аккуратно, не допускать направления служебных бумаг, написанных карандашом и на клочках бумаги.
Каждая исходящая бумага должна иметь в левом углу оттиск штампа школы, дату и номер по журналу исходящих бумаг.
Если исходящая бумага является ответом на запрос отдела народного образования и других учреждений, то на ней обязательно следует ставить внизу под штампом исходящий номер бумаги того учреждения, от которого она поступила в школу, например: на № 55 от 16/2 1946 г. Такие служебные бумаги и документы, как акты, протоколы, свидетельства, похвальные грамоты, выдаются с приложением школьной печати.
Иногда возникает необходимость послать при исходящей бумаге какие- нибудь статистические сведения, смету и пр. (в виде приложения). В этом случае в конце содержания исходящей бумаги пишется: Приложение: 1. Ведомость по учёту результатов контрольных работ учащегося 3 класса (такого-то). 2. Контрольные работы.
Каждая исходящая бумага должна посылаться из школы за разборчивой подписью заведующего школой. От исходящих бумаг, имеющих серьёзное значение, оставляются в делах школы копии. Все входящие бумаги после их исполнения, а также имеющиеся копии исходящих бумаг и прочие подшиваются в папку общей переписки школы. Подшиваются бумаги в хронологическом порядке.
Для каждого школьного дела заводится папка. На лицевой стороне папки указывается название школы, номер и содержание дела. Внизу указывается: когда заведено и закончено дело и сколько листов имеется в деле. На последней странице обложки дела пишется: — В настоящем деле пронумерованных… (столько-то) листов, 31 декабря 20. года.
На все дела школы ведётся опись. Дела школы хранятся в прочных шкафах. Для классных журналов рекомендуется сделать небольшую полку с отделениями для каждого журнала (по числу классов). Важные бумаги и документы, а также бланки свидетельств об окончании школы, бланки похвальных грамот, ученические билеты должны храниться особо тщательно. В отдельных случаях ценные бумаги и документы необходимо сдавать на хранение в сельский совет или в отдел народного образования. За сохранность ценных бумаг, документов и бланков свидетельств заведующий школой несёт персональную ответственность.
Источник:
Начальная школа. Настольная книга учителя – 1950, под редакцией проф.. М.А. Мельникова
